Perustelut
Johdanto
Kansallisarkisto pyytää lausuntoa päätösluonnoksesta Kuntien peruspaikkatietojen keruun (ilmakuvaukset, katunäkymäkuvaukset ja laserkeilaukset) yhteydessä muodostuvien tietoaineistojen pysyvä säilytys. Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä päätösasiakirjojen sisällöstä ja sovellettavuudesta. Lausuntopyyntö koostuu Kansallisarkiston päätösluonnoksesta, päätösluonnoksen liitteestä 1 sekä Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupunkien seulontaesityksen asiakirjoista.
Päätösluonnoksessa mainitut tietoaineistot ovat Jyväskylän kaupungilla kaupunkirakennepalvelujen hankkimia tai tuottamia.
Kaupunkirakennepalvelut vastaa lausuntopyyntöön seuraavasti (lausuntopalvelussa olevat kysymykset on sisällytetty lausuntoon):
Kysymys 1. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaluonnokseen Kuntien peruspaikkatietojen keruun (ilmakuvaukset, katunäkymäkuvaukset ja laserkeilaukset) tietoaineistojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?
Vastaus: Yleisiä huomioita päätöksestä:
- Päätösluonnoksessa pysyvästi säilytettäväksi määrätyn aineiston tilavaade voi olla kymmeniä teratavuja ja arkistoinnista aiheutua siten merkittäviä kustannuksia. Tulisi varmistaa, voidaanko aineistot säilyttää keskitetysti esim. SAPA-järjestelmässä, ilman että kunnille tulee arkistoinnista merkittävää lisäkustannusta.
- Päätösluonnoksessa tai sen liitteessä ei ole otettu kantaa arkistoitavan aineiston tiedostomuotoon. Tiedostomuodoista voisi antaa vähintään suositukset joko tässä päätöksessä tai erillisenä.
- Arkistoitava aineisto voi olla joiltain osin arkaluontoista tai sitä voidaan käyttää vääriin tarkoituksiin. Aineistojen saatavuutta on syytä rajoittaa ja tästä voisi olla maininta päätöksessä.
Päätösasiakirja on pääosin selkeä ja ymmärrettävä. Päätösasiakirjassa tai sen liitteessä voisi olla tarkemmin kuvattu, miltä osin tämä päätös kumoaa aiemman päätöksen AL/11665/07.01.01.03.01/2008.
Kysymys 2. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösluonnoksen liitteeseen 1. Onko liite selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin? Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä tietoaineistoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa?
Vastaus: Liitteen 1 esitys arkistoitavista aineistoista, pomintaväleistä sekä arkistoinnin perusteista on hyvä.
Kysymys 3. Soveltuvatko Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupunkien tehtävä-, toiminta-, tietoaineisto- ja tietoryhmämääritykset tiedonhallintamallinne vastaaviksi määrityksiksi? Onko organisaationne valmis yhdenmukaistamaan määritykset vastaamaan Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungin määrityksiä?
Vastaus: Määritykset soveltuvat pääosin tiedonhallintamalliimme tietosisällön osalta. Tehtävänumerotasolla yhdenmukaistaminen on haastavaa. Toivomme tarkennusta siihen mitä yhdenmukaisilla määrityksillä tavoitellaan.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Hannu Kantonen, toimialajohtaja, hannu.kantonen@jyvaskyla.fi
Kaupunkirakennepalvelut vastaa lausuntopyyntöön yllä esitetyllä tavalla.