Kaupunkirakennelautakunta, kokous 18.6.2025

Perustelut

Kaupunkirakennelautakunnan kokouskäytännöissä noudatetaan hallintosäännön III osan ”Päätöksenteko ja hallintomenettely: luku 12 kokousmenettely” määräyksiä, joissa todetaan mm. seuraavaa:

• Hallintosäännön 94 §:n mukaan toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä. Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta.

• Hallintosäännön 95 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jollei erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Esityslista lähetetään varajäsenille tiedoksi. Kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Erityisestä syystä esityslista tai osa siitä voidaan toimittaa kokouskutsun jälkeen, kuitenkin ennen kokousta.

Kokouskutsu ja esityslista sekä liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Salassa pidettävät tiedot ja henkilötiedot, joihin ei liity tiedotustarvetta, poistetaan ennen julkaisua.

• Hallintosäännön 98 §:n mukaan kaupunkirakennelautakunnan kokouksessa on jäsenten, esittelijän ja sihteerin lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla, kaupunginhallituksen lautakuntaan määräämällä edustajalla, kaupunginjohtajalla, asianomaisella toimialajohtajalla ja viestinnästä vastaavalla henkilöllä. Nuorisovaltuuston edustajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan päättämässä laajuudessa.

Hallintosäännössä määrätyn lisäksi on tarkoituksenmukaista myöntää läsnäolo- ja puheoikeus myös talous- ja hallintopäällikölle, juristille ja tehtäväalueen palvelujohtajille sekä heidän sijaisilleen sekä kaupunginarkkitehdille ja hänen sijaisenaan viranhaltijalle, jolla on riittävä osaaminen kaupunkikuvallisena asiantuntijana. Nuorisovaltuuston edustajan osalta läsnäolo- ja puheoikeutta ei ole silloin, kun käsiteltäviin asioihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja.

• Hallintosäännön 112 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, ellei toimielin erityisestä syystä toisin päätä.

Lisäksi kaupunkirakennelautakunnan kokouksessa noudatetaan hallintosäännön liitteenä 1 olevaa kaupunginvaltuuston työjärjestystä seuraavissa asioissa:

• äänestystapa ja äänestysjärjestys (valtuuston työjärjestyksen 19 §)
• eriävä mielipide (valtuuston työjärjestyksen 21 §)
• toivomusponsi (valtuuston työjärjestyksen 22 §)
• vaalit (valtuuston työjärjestyksen 25–34 §)

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunkirakennelautakunta hyväksyy seuraavat menettelytavat toimikaudeksi, joka päättyy 31.5.2029:

• Kokouskutsu ja esityslista sekä liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti kokousta edeltävän viikon torstaina kaupunkirakennelautakunnan jäsenille ja varajäsenille
• Kutsu kaupunkirakennelautakunnan ylimääräiseen kokoukseen toimitetaan sähköisesti, puhelimitse tai muulla kaupunkirakennelautakunnan puheenjohtajan sopivaksi katsomalla tavalla
• Kaupunkirakennelautakunta päättää, että pysyviä asiantuntijoita läsnäolo- ja puheoikeudella kokouksissa ovat talous- ja hallintopäällikkö, oikeudellinen asiantuntija ja tehtäväalueen palvelujohtajat sekä heidän sijaisensa sekä kaupunginarkkitehti ja hänen sijaisenaan viranhaltija, jolla on riittävä osaaminen kaupunkikuvallisena asiantuntijana
• Pöytäkirja tarkastetaan viimeistään kokousta seuraavana torstaina tai seuraavana työpäivänä, jos torstai on pyhäpäivä
• Kaupunkirakennelautakunnan sihteerinä toimii asianhallintasihteeri Marika Laitinen tai Luottamushenkilöpalvelut ja asianhallinta -yksiköstä määrätty toinen työntekijä
• Kaupunkirakennelautakunta päättää aina erikseen salaisia asioita käsittelevässä kokouksessaan henkilöistä, joilla on läsnäolo-oikeus ko. kokouksessa. Nuorisovaltuuston edustajalla ei kuitenkaan ole läsnäolo- ja puheoikeutta silloin, kun käsiteltäviin asioihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.