Kaupunginhallitus, kokous 19.5.2025

Perustelut

1.6.2025 voimaan tulevan hallintosäännön 92 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla. Hallintosäännön 95 §:n mukaisesti toimielinten kokouskutsut ja esityslistat sekä liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Sähköiset menettelytavat edellyttävät luottamushenkilöiltä asianmukaisia teknisiä työvälineitä. Toimielinten jäsenillä ja varajäsenillä tulee olla yhtäläinen mahdollisuus perehtyä kokouksissa käsiteltäviin asioihin. Kokouskutsut, esityslistat sekä päätöksentekoon liittyvä muu materiaali on luettavissa kokousportaalissa. Portaalin käyttämiseen ei tarvita kaupungin laitetta tai kaupungin verkkoyhteyttä.
  

Kaupungin tunnukset ja tunnistautuminen 

Luottamushenkilöt saavat käyttöönsä kaupungin tunnukset sekä kaupungin Office 365 -palvelut sisältäen kaupungin sähköpostiosoitteen. Nämä henkilökohtaiset tunnukset ovat voimassa niin kauan kuin luottamustehtävää hoidetaan ja ne päättyvät kuukausi tehtävän päättymisen jälkeen.

Tunnuksien osalta noudatetaan kaupungin käytäntöjä ja jokaiselle luottamushenkilölle luodaan uusi tunnus luottamustehtävän hoitamista varten. Tunnus on muotoa etunimi.sukunimi@jyvaskyla.fi ja nimen perässä on tunniste ”Luottamushenkilö”. Tunnuksen salasanan vaihtoväli noudattaa kaupungin käytäntöä. Office 365 -palveluita varten luottamushenkilö voi lisätä valokuvan osaksi käyttäjäprofiilia.

Kaupungilla on käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen eri tietojärjestelmäpalveluihin. Luottamushenkilöiden pitää ilmoittaa matkapuhelinnumeronsa tätä tietoturvapalvelua varten. Numeroa ei käytetä muuhun kuin tunnistautumiseen liittyvän vahvistuskyselyn lähettämiseen luottamushenkilölle.

Luottamushenkilöt käyttävät kaupungin tunnuksia kirjautuessaan kokousportaaliin sekä aina sähköisiin kokouksiin (Teams) liittyessään ja kaupungin palveluita käytettäessä.

Kaupungin sähköposti on tarkoitettu vain luottamustehtävien hoitoon eikä siihen lähetettyjä posteja saa ohjata edelleen toiseen osoitteeseen. Office 365 -palvelut ovat käytössä niin kauan kuin tunnukset ovat käytössä. Office 365 -palveluita käytettäessä on huomioitava voimassa olevat kaupungin digitaalisen tiedon käsittelyohjeet. Luottamushenkilöt sitoutuvat seuraamaan kaupungin sähköpostia.

Kaupungin laitteiden käyttäminen luottamustehtävissä 

Valtuutetut ja valtuustoryhmän koon mukaisesti kuitenkin enintään 5 ensimmäistä varavaltuutettua/valtuustoryhmä, kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet, lautakuntien jäsenet ja varajäsenet, johtokuntien jäsenet ja varajäsenet sekä vammaisneuvoston puheenjohtaja ja vanhusneuvoston puheenjohtaja voivat saada käyttöönsä kaupungin kannettavan tietokoneen, joka on tarkoitettu vain luottamustehtävän hoitamiseen. Seudullisissa toimielimissä tämä koskee vain Jyväskylän kaupungin luottamushenkilöitä. 

Kaupungin tietokoneen lisävarusteina on hiiri ja tietokonelaukku. Yhteys verkkoon muodostetaan laitteen mukana tulevan liikkuvan laajakaistan (4G) avulla. Luottamushenkilö huolehtii siitä, että kaupungin tietokoneeseen asentuu säännöllisesti kaupungin asettamat päivitykset.

Kaupungin tietokoneeseen ei saa asentaa henkilökohtaiseen käyttöön  tarkoitettuja ohjelmia. Tietokonetta ei saa käyttää ulkomailla  (poikkeustapauksista on sovittava toimialan johdon kanssa ja käytön pitää liittyä luottamustehtävän hoitamiseen). Teknistä tukea on mahdollista saada Tieran asiakastuesta virka-aikana klo 8-16 (pl. omat laitteet).

Tietokonetta vaihdettaessa tai luottamustehtävän päättyessä tietokone lisävarusteineen palautetaan aina kaupungintalon kirjaamoon. Tietokonetta ei voi lunastaa omaan käyttöön. Mikäli konetta ei ole palautettu kuukauden kuluttua luottamushenkilön roolin muutoksen jälkeen, peritään luottamushenkilöltä luovuttamattomasta koneesta koneen lunastusmaksu (määräytyy laitteen hankintahinnan ja käyttöajan mukaan). Mahdollisissa katoamis- tai  rikkoontumistapauksissa on välittömästi otettava yhteyttä Tieran asiakastukeen ja kaupunginkansliaan. Luottamushenkilö on velvollinen korvaamaan kadonneen tai rikkoutuneen tietokoneen.

Kaupunginvaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla, kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla sekä kaupunginhallituksen jäsenillä, lautakuntien puheenjohtajilla sekä valtuustoryhmien puheenjohtajilla ja vammaisneuvoston puheenjohtajalla ja vanhusneuvoston puheenjohtajalla on mahdollisuus saada käyttöönsä kaupungin matkapuhelin. Matkapuhelimen luontaisedun arvo on verohallinnon määräyksen mukainen (vuonna 2025 arvo on 20 euroa kuukaudessa). Kaupungin matkapuhelimet asennetaan kaupungin laitehallintaan.

Omien laitteiden käyttäminen luottamustehtävissä

Valtuutetut ja valtuustoryhmän koon mukaisesti kuitenkin enintään 5 ensimmäistä varavaltuutettua/valtuustoryhmä, kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet, lautakuntien jäsenet ja varajäsenet, johtokuntien jäsenet ja varajäsenet sekä vammaisneuvoston puheenjohtaja ja vanhusneuvoston puheenjohtaja voivat vaihtoehtoisesti käyttää luottamustehtävien hoitamiseen omaa laitetta. Luottamustehtävän hoitoon suositellaan kannettavaa tietokonetta, järjestelmien yhteensopivuuden vuoksi. Oman laitteen käyttämisestä maksetaan veronalaista kulukorvausta 300 euroa vuodessa. Seudullisissa toimielimissä kulukorvaus koskee vain Jyväskylän kaupungin luottamushenkilöitä.

Kulukorvausta ei makseta, jos luottamushenkilöllä on käytössään kaupunkiorganisaation määräysvallassa olevan organisaation (esim. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia tai Keski-Suomen Liitto) antamat tekniset työvälineet luottamustehtävien hoitamiseen.

Oman laitteen käytöstä on tarkemmat erilliset ohjeet. Jos luottamushenkilö käyttää omaa laitettaan, hän on velvoitettu huolehtimaan, että valittu laite on sopiva kokouksiin, siinä on riittävän suuri näyttö ja tarvittavat lisävarusteet (kuuloke/mikrofoni, kamera) sekä tietoliikenneyhteyden tietoturva on varmistettu annetun ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi luottamushenkilö on velvoitettu huolehtimaan, että oman laitteen tietoturva on ajan tasalla ja tarvittavat päivitykset on asennettu. Luottamushenkilön käyttäessä omaa laitetta on huomioitava, että Tieran käyttötukea ei ole saatavilla ja tarvittavat järjestelmät toimivat rajoitetusti. 

Kaupunginvaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla, kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla sekä kaupunginhallituksen jäsenillä ja lautakuntien puheenjohtajilla, valtuustoryhmien puheenjohtajilla sekä vammaisneuvoston puheenjohtajalla ja vanhusneuvoston puheenjohtajalla on mahdollisuus käyttää luottamustehtäviin liittyvien puheluiden hoitamiseen vaihtoehtoisesti omaa matkapuhelinta. Oman matkapuhelimen käyttämisestä maksetaan veronalaista kulukorvausta 30 euroa kuukaudessa.

Tietosuoja- ja tietoturva-asiat sekä salassapitovelvollisuus ​​​​​

Luottamustehtävissä toimitaan virkavastuulla. Luottamushenkilöiden tulee noudattaa tietosuoja- ja tietoturva-asioissa kaupungin ohjeita ja erityistä huolellisuutta. Lisäksi luottamushenkilö sitoutuu kirjallisesti olemaan väärinkäyttämättä ei-julkisia ja salassa pidettäviä tietoja ja jättämättä niitä sivullisten nähtäville tai muuten helposti saataville rikos- ja  vahingonkorvausvastuun uhalla. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös luottamustehtävän päättymisen jälkeen. 

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää seuraavaa: 

• Valtuutetut ja valtuustoryhmän koon mukaisesti kuitenkin enintään 5 ensimmäistä varavaltuutettua/valtuustoryhmä, kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet, lautakuntien jäsenet ja varajäsenet, johtokuntien jäsenet ja varajäsenet sekä vammaisneuvoston puheenjohtaja ja vanhusneuvoston puheenjohtaja käyttävät luottamustehtävän hoitamiseen kaupungin kannettavaa tietokonetta tai vaihtoehtoisesti omaa laitettaan, jonka käyttämisestä maksetaan veronalaista kulukorvausta 300 euroa vuodessa. Kulukorvausta ei makseta, jos luottamushenkilöllä on käytössään kaupunkiorganisaation määräysvallassa olevan organisaation antamat tekniset työvälineet luottamustehtävien hoitamiseen. 

• Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat sekä kaupunginhallituksen jäsenet, lautakuntien puheenjohtajat, valtuustoryhmien puheenjohtajat sekä vammaisneuvoston puheenjohtaja ja vanhusneuvoston puheenjohtaja voivat käyttää luottamustehtävien hoitamiseen liittyviin puheluihin kaupungin matkapuhelinta (matkapuhelimen luontaisedun arvo on verohallinnon määräyksen mukainen, vuonna 2025 arvo on 20 euroa kuukaudessa) tai vaihtoehtoisesti omaa matkapuhelintaan, jonka käyttämisestä maksetaan veronalaista kulukorvausta 30 euroa kuukaudessa.  

Kaupunginhallitus edellyttää, että luottamushenkilöt noudattavat tietosuoja- ja tietoturva-asioissa kaupungin ohjeita ja erityistä huolellisuutta. Luottamushenkilöt sitoutuvat kirjallisesti olemaan väärinkäyttämättä ei-julkisia ja salassa pidettäviä tietoja ja jättämättä niitä sivullisten nähtäville tai muuten helposti saataville rikos- ja vahingonkorvausvastuun uhalla.  Lisäksi kaupunginhallitus toteaa, että salassapitovelvollisuus on voimassa myös luottamustehtävän päättymisen jälkeen.