Kaupunginhallitus, kokous 22.9.2025

Perustelut

Kuntalain 29 §:ssä säädetään, että kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Kuntalain 140 §:ssä säädetään, että valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Kaupunginhallitus on päättänyt päätösten julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla ja siihen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä ja julkisuudesta  11.12.2017/348. Päätöstä on tarpeen ajantasaistaa asianhallintajärjestelmän muutosprosessin yhteydessä.

Kaupungissa on otettu uusi asianhallintajärjestelmä käyttöön 1.1.2025 alkaen. Vanhasta asianhallintajärjestelmästä on tarkoitus luopua vuodenvaihteessa 2025-2026. Vanhasta järjestelmästä luovuttaessa on ratkaistava ennen vuotta 2025 tehtyjen toimielinten ja viranhaltijapäätösten näkyvyys kaupungin verkkosivuilla. Aikaisemman asianhallintajärjestelmän kautta tehdyt julkaisut sekä toimielinpäätösten että viranhaltijoiden päätösten osalta päättyy vuoden 2025 loppuun mennessä. Vanhoja päätöksiä on mahdollista julkaista uudestaan uuden asianhallintajärjestelmän julkaisualustan kautta. Vanhojen päätösten määrä on suuri, sillä verkossa on julkaistu aineistoa vuodesta 2016 alkaen.

Kaupungin asianhallintajärjestelmän vaihtuminen on luonteva ajankohta päivittää linjaukset koskien kaupungin päätösten näkyvyyttä verkkosivuilla. Valmistelussa on todettu, että siirtyminen toimintatapaan, jossa verkkonäkyvyys olisi vanhojen toimielinpäätösten ja viranhaltijoiden päätösten osalta kuluva vuosi ja 5 edellistä vuotta olisi tarkoituksenmukainen ja mahdollistaisi useamman vuoden tietojen hakemisen vanhoista päätöksistä sekä kuluvan valtuustokauden alkamisen päätösten hakemisen, koska joitain päätöksiä tehdään kerran valtuustokauden aikana.

Esityksenä on, että kaupungin verkkosivuilla julkaistaisiin jatkossa kuluvan vuoden lisäksi aina 5 vuotta vanhemmat toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset. Huomioitava on, että henkilötietoja sisältävät päätökset (esimerkiksi yksittäistä palvelussuhdetta tai tontin varausta koskevat viranhaltijapäätökset), poistetaan verkkosivuilta tai henkilötiedot peitetään muutoksenhakuajan jälkeen. Lisäksi, koska sosiaali- ja terveyspalvelut sekä Keski-Suomen Pelastuslaitos –liikelaitos eivät ole kuuluneet kaupungin organisaatioon 1.1.2023 alkaen, esitetään, että ko. tehtäväalueiden päätöksiä ei julkaistaisi uudelleen.

Päätöksentekijöille toimitetaan aina kaikki tiedot päätöksentekoa varten. Asia myös arkistoituu sen täydellisessä muodossa. Kuntalaisilla on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tietoa julkisista asiakirjoista. Myös luottamushenkilöiden tietojensaantioikeus asiakirjoista toteutetaan asianmukaisella tavalla.

Toimivalta

Hallintosäännön 6 §:n mukaan kaupunginhallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän periaatteista. Tässä asiassa on kyse kaupungin päätösten viestintää koskevasta asiasta.

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää seuraavaa:

• Kaupungin verkkosivuilla julkaistaan jatkossa kuluvan vuoden lisäksi aina 5 vuotta vanhemmat toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset ottaen huomioon kuntalain 140 §:ssä säädetty.
   
• Sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialan sekä Keski-Suomen Pelastuslaitos -liikelaitoksen vanhoja päätöksiä ei julkaista uudelleen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin sillä muutoksella, että asianhallintajärjestelmän vaihtuessa verkkosivuilla julkaistaan kuluvan vuoden lisäksi 1-5 vuotta vanhemmat toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset, mutta jatkossa uuden aineiston kertyessä verkkosivuilla julkaistaan kuluvan vuoden lisäksi 1-10 vuotta vanhemmat toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset ottaen huomioon mitä kuntalain 140 §:ssä on säädetty.