Kuvaus
Asian valmistelija asiantuntija Ville Sakomaa, ville.sakomaa@jyvaskyla.fi
1. Hankinnan kohde ja arvo
Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen käytössä olevien ohjelmistojen ja sovellusten tietosuojapalvelu kolmen vuoden määräajaksi 1.1.2026 -31.12.2029.
Jyväskylän perusopetuksen koulujen lukumäärä on 28 ja oppilasmäärä noin 12 000. Varhaiskasvatuksen yksiköiden lukumäärä on 63 ja varhaiskasvatuksen lapsien lukumäärää noin 5100. Tällä hetkellä opetuskäytössä olevien sovellusten ja palveluiden määrä on noin 300. Uusia palveluita tulee muutamia/kuukausi.
Hankimme palvelua, jolla:
a) voimme esittää arvioitavaksi uusia opetuksen järjestämisessä käytettäviä palveluita oppilaan henkilötietojen käsittelyn sekä mahdollisten muiden opetuksen järjestäjään vaikuttavien lakien ja määräysten kannalta. Palvelussa arvioitava eritellysti tietosuoja, tietoturva, AI-ominaisuudet ja soveltuvuus opetukseen. Palvelun tarjoajalta saadun suosituksen tulee perustua tietosuojajuristien arvioihin. Suosituksen perusteella opetuksen järjestäjän tulee helposti voida tehdä perusteltu myönteinen tai kielteinen päätös palvelun käyttöönotosta.
b) voidaan seurata jo käytössä olevien sovellusten ja palveluiden osalta käyttöehdoissa tapahtuvia muutoksia, jotka vaikuttavat niiden opetuskäyttöön. Tarvittaessa palvelun kautta on saatava ohjeistus tarvittavista toimenpiteistä esim. uusien DPA-sopimusten solmimiseen liittyen.
c) voidaan välittää oppilaille ja huoltajille tarvittava informaatio opetuksen järjestämiseen käytettäviin sovelluksiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
d) on saatava opetuksen tietosuojaan erikoistuneiden tietosuojajuristien tukea laajan tietosuojan vaikutusten arvioinnin (DPIA) toteuttamiseen ja ylläpitoon valituissa palveluissa
e) opetuksen tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä on mahdollisuus konsultoida siihen erikoistuneita tietosuojajuristeja
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo alittaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Jyväskylän kaupungin hankintojen linjauksia. Sopimus tehdään 3 vuodeksi 1.1.2026 - 31.12.2029.
2. Hankinnasta julkaistut ilmoitukset
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 24.11.2025.
3. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet
Tarjouspyyntö julkaistiin sähköisessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 24.11.2025. Tarjoajien oli mahdollista esittää kysymyksiä 28.11.2025 klo 23.59 mennessä. Kysymyksiä ei esitetty.
Tarjoukset tuli jättää Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 5.12.2025 klo 23.59 mennessä.
4. Saapuneet tarjoukset
Määräaikaan mennessä saatiin yksi tarjous. Tarjouksen jätti Cloudpoint Oy.
5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjoaja täyttää tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.
Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa voittaneen tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä asiakirjoja ennen hankintasopimuksen tekemistä.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Palvelun tasoon liittyvät vaatimukset:
- Palvelu sisältää ohjelmiston jolla luvitusprosessia hoidetaan; ehdotus, valmistelu, hyväksyntä
- Palvelusovellukseen pitää pystyä lisäämään digitaalisia opetusohjelmistoja sekä palveluntarjoajia arvioitavaksi mikäli sovelluskirjastosta niitä ei löydy valmiina
- Palvelun pitää sisältää digitaalisien palveluiden riskiarviot opetuksen järjestäjälle. Sisältäen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus, tietoturva, AI-ominaisuudet ja soveltuvuus opetukseen (mm.markkinoinnin ja mainonnan esiintyvyys). Lisäksi opetuksen järjestäjälle tulee olla etsittynä valmiiksi tietojenkäsittelysopimus DPA.
- Palvelun tulee tarjota suositus siitä voidaanko opetuksenjärjestäjän esittämä palvelu ottaa käyttöön opetuksessa. Suosituksien pitää perustua tietosuojajuristien arvioihin.
- Oppijoille ja heidän huoltajilleen pitää pystyä tarjoamaan ajantasainen läpinäkyvyys oppijan tosiasiallisesti käyttämistä palveluista ja niiden henkilötietoluokista ja tallennussäännöistä joko www- tai appikäyttöliittymällä
- Ohjelmistolla pitää pystyä näyttämään opettajille ja oppilaille hyväksyttyjä palveluita ja opettajien pitää pystyä tekemään uusia luvituspyyntöjä
- Hyväksyttyjen digitaalisien palveluiden lain- ja ohjeiden mukaisuudessa tapahtuneista muutoksista pitää raportoida opetuksen järjestäjälle
- Ohjelmistossa pitää olla olemassa digitaalisien palveluiden perustiedot (mm. nimi, julkaisija, käyttötarkoitus, kohderyhmä) Palveluun tulee sisältyä tuki DPIA dokumentaation laatimiseen halutuista palveluista
- DPIA dokumentaation laatimiseen tulee olla tietosuojajuristien tuki
- Palveluntarjoajan tulee ilmoittaa tarvittaessa asiakkaalle DPIA-dokumentaation muutostarpeista
- Palveluun pitää sisältyä ilman erillistä veloitusta tietosuojaan erikoistuneiden tietosuojajuristien tuki opetuksen tietosuojaan liittyviin aiheisiin
Tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Edudata.io riskienhallintapalvelun lisenssin hinta 36 kuukauden sopimusajalla 890€/kk ja Edudata.io DPIA-palvelun 99€/kk/DPIA-palvelu.