§ 4 HRD-järjestelmän hankinta

Päätöksen peruste

Jyväskylän kaupungin hallintosäännön 66 §:n mukaan hankinnoista, joihin sovelletaan hankintalakia, päättää tehtäväalueellaan palvelujohtaja, kun hankinnan ennakoitu arvo on alle 2 miljoonaa euroa mutta vähintään yhtä suuri kuin kansallinen kynnysarvo.

Kuvaus

Asian valmistelijat Sari Uotila sari.uotila@jyvaskyla.fi, Anssi Hannula anssi.hannula@jyvaskyla.fi

1. Hankinnan kohde ja arvo

Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin organisaation yhteinen HRD-järjestelmä, sen toimitus ja käyttöönotto koulutuksineen sekä HRD-järjestelmän tuki ja ylläpito sisältäen versiopäivitykset ja jatkokehityksen. Hankinnan tavoitteena on hankkia Jyväskylän kaupungin organisaation käyttötarkoitusta palveleva HRD-järjestelmä, joka on tietoturvallinen, moderni, ketterä ja käyttäjäystävällinen niin pääkäyttäjän, esihenkilön kuin järjestelmää käyttävien työntekijöiden kannalta. Tavoitteena on myös sähköistää ja yhdenmukaistaa kaupungin henkilöstön kehittämisen prosesseja.

Hankinta kuuluu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon ylittäviin tavarahankintoihin. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 110 000 € neljän (4) vuoden sopimuskaudella. Kahden (2) vuoden määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevana.

2. Hankinnasta julkaistut ilmoitukset

Hankinnasta julkaistiin tietopyyntö Hilma-ilmoituskanavassa 17.3.2025.

Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi hankintailmoitus (2025-157802) Hilma-ilmoituskanavaan 26.05.2025.

3. Hankintamenettely

Hankintamenettelynä on avoin menettely. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde.

Tarjouspyyntö julkaistiin sähköisessä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa. Tarjoajien oli mahdollista esittää kysymyksiä 05.06.2025 klo 16.00 mennessä. Esitettyihin kysymyksiin julkaistiin vastaukset Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa 09.06.2025. Tarjouspyyntöä ei korjattu kysymysten perusteella.

Tarjoukset tuli jättää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa 17.06.2025 klo 10.00 mennessä.

4. Saapuneet tarjoukset

Määräaikaan mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen jättivät:

- Grade Solutions Oy (3368158-6)

- Vuolearning Oy (2647901-3)

5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa voittaneen tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä asiakirjoja ennen hankintasopimuksen tekemistä.

6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

7. Tarjousten vertailu

Kaikki tarjoukset hyväksytään tarjousvertailuun.

Hankintayksikkö arvioi osana tarjousten laatuvertailua tarjottavien HRD-järjestelmien käytettävyyttä. Käytettävyysarvioinnissa neljän (4) hengen arviointiryhmä arvioi tarjoajan käytettävyystestin tarjouspyynnön mukaisesti. Tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi arvioijista ainoastaan hankinnasta budjettivastuussa olevalla henkilöllä oli tiedossa tarjoushinnat. Lisäksi arvioinnit tehtiin itsenäisesti.

Hinnan maksimipisteet ovat 40 ja laadun 60.

Tarjousten vertailuhinnat lasketaan seuraavasti:

(Käyttöönottoprojekti + (HRD-järjestelmän kuukausimaksu 0- 2000 aktiivikäyttäjää x 36) + (HRD-järjestelmän kuukausimaksu 2001-4000 aktiivikäyttäjää x 12) + (Lisätyö x 10))

Hintapisteet lasketaan seuraavasti:

(pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet.

Tarjousten laatupisteet lasketaan seuraavasti:

Käytettävyysarvioinnin pisteet (maksimipistemäärä 49) + toiminnalliset kriteerit (maksimipistemäärä 11).

Tarjousten vertailuhinnat (ALV 0 %) ja pisteet ovat:

Hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei synny sopimusta osapuolten välille. Sitova sopimus syntyy tilaajan ja valitun toimittajan välille vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.

Päätös

Valitsen Vuolearning Oy:n hinta-laatusuhteeltaan parhaana.