Kuvaus
Valmistelija Perttu Linjama, paikkatietopäällikkö, perttu.linjama(at)jyvaskyla.fi
1. Hankinnan kohde ja arvo
Hankinnan kohteena on Trimble Locus -järjestelmän siirto järjestelmätoimittajan SaaS-ympäristöön.
Jyväskylän kaupungilla on käytössä Trimble Locus-paikkatietojärjestelmä rakennetun ympäristön tietojen hallintaan. Järjestelmässä tuotetaan ja ylläpidetään tietoa mm. kaavoituksesta, kiinteistöistä, maaomaisuudesta, rakennuksista, lupakäsittelystä (rakennus, yleinen alue, ympäristö, tapahtumat), kaduista ja puistoista, infraomaisuudesta sekä kartoista, paikkatiedoista ja kaupunkimallista. Järjestelmään sisältyvät myös sähköiset asiointipalvelut mm. lupa-asiointiin, koko kaupungin palautejärjestelmä sekä internet-karttapalvelu. Järjestelmästä on integraatioita mm. asianhallintaan ja arkistointiin, muihin viranomaisjärjestelmiin sekä maksu- ja laskutusjärjestelmiin.
Trimble Locus-järjestelmä (sovellukset, palvelut, tietokannat) on asennettuna kaupungin omille palvelimille. Kaupunki luopuu omien palvelinten ylläpidosta lähiaikoina ja Trimble Locus-järjestelmä on siirrettävä pois Jyväskylän palvelimilta. Kaupungin Pilvilinjauksen (2023) mukaan ”Kaupunki hyödyntää ratkaisuissaan ensisijaisesti pilvipalveluja, kun se on turvallista ja kokonaistaloudellisesti järkevää”. Myös Valtionhallinnon pilvipalvelulinjauksissa pilvipalvelun tai pilvipalveluteknologian tulee olla ensisijainen valinta, mikäli estäviä perusteita valinnalle ei ole, ja linjauksia voidaan soveltuvin osin soveltaa myös muuhun julkishallintoon.
Kaupunki on pyytänyt Trimble Finland Oy:ltä tarjouksen järjestelmän siirtämisestä Locus SaaS-ympäristöön, jossa järjestelmä olisi sijoitettuna Trimblen toimittamaan palvelinympäristöön ja sovelluksia käytettäisiin verkon yli.
Trimble Locus SaaS-ratkaisun etuna on, että palveluntarjoaja huolehtii kokonaisuudesta; palvelimien ylläpidosta, hallinnasta ja ohjelmistojen päivittämisestä. Järjestelmä on toimintavarma ja järjestelmään tai palveluihin tehtävissä muutoksissa vasteaika lyhyt, kun järjestelmätoimittaja vastaa myös palvelinympäristöstä. Palvelinympäristön ylläpitäjä tuntee sovellusympäristön ja osaa räätälöidä palvelinympäristön sovellusten tarpeisiin. Tiedot säilytetään turvallisessa, sovelluksia varten luodussa palvelinympäristössä.
Hankinta kuuluu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) EU-kynnysarvon ylittäviin palveluhankintoihin.
Sopimus on voimassa 31.12.2025 asti, jatkuen kalenterivuoden kerrallaan, ellei sitä irtisanota. SaaS-palvelumalliin siirtymisestä aiheutuu uusi noin 83 000 € vuosikustannus käyttöoikeus- ja ylläpitokustannuksiin. Palvelumalliin siirtymisestä aiheutuva hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 360 000 € neljän (4) vuoden mukaisella laskennallisella sopimuskaudella. Kaikkinensa järjestelmän kokonaisarvo neljältä vuodelta on noin 1 600 000 €.
Kaikki esitetyt kustannukset ovat alv 0 %.
2. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä on hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen suorahankinta. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankintayksikön näkemyksen mukaan jakaminen tekisi sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa sekä liian kallista. Lisäksi hankinnan jakamisesta syntyisi eri osien yhteensopimattomuus tai sen riski.
3. Suorahankinnan peruste
Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan jos, teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Trimble Locus-järjestelmän immateriaalioikeuksien omistajana vain Trimble Finland Oy pystyy tarjoamaan järjestelmäkokonaisuuden SaaS-ympäristössä. Trimble Finland Oy:llä on yksinoikeus käytettyihin järjestelmänratkaisuihin, teknologiaan ja lähdekoodiin. Kaupungin luopuminen omista palvelimista pakottaa järjestelmän siirtoon aikataululla, joka ei mahdollista kokonaisjärjestelmän kilpailuttamista. Järjestelmän sovellusosien laajuuteen ei SaaS-siirtymän myötä tule muutoksia ja kokonaisjärjestelmän kilpailuttamismahdollisuuksia lähdetään kartoittamaan tästä hankintapäätöksestä huolimatta.
Edellä mainitun perusteella, vaihtoehtoisia järkeviä tai korvaavia ratkaisuja hankinnalle ei ole. Kilpailun puuttuminen ei johdu myöskään hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Näin ollen suorahankinnalle on hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen peruste.
4. Saatu tarjous
Trimble Finland Oy:
- Locus SaaS-palvelun lisäkustannus, 82 608,00 €/vuosi (ALV 0 %)
- Locus SaaS-palvelun käyttöönoton kertamaksu, 22 440,00 € (ALV 0 %)
- Tietokannan migraatio SQL Server-ympäristöön 7 050,00 € (ALV 0 %)
5. Hankintaesitys
Hankintayksikkö esittää, että Trimble Finland Oy:n tarjous hyväksytään.
Hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei synny sopimusta osapuolten välille.
Sitova sopimus syntyy tilaajan ja valitun toimittajan välille vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.
Tämän hankintapäätöksen pohjalta tehdään hankintalain 131 §:n mukainen ilmoitus suorahankinnasta. Hankintasopimus tehdään aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.