Tarkastuslautakunta, kokous 18.6.2025

Perustelut

Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt perustuvat kaupunginvaltuuston 17.2.2025 § 15 päättämään ja 1.6.2025 voimaan tulleeseen hallintosääntöön:

• Hallintosäännön 92 §:n mukaan toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asianhallinta- tai äänestysjärjestelmää. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Sähköinen kokous voidaan pitää siten, että kaikki osallistuvat kokoukseen sähköisen yhteyden avulla tai siten, että vain osa läsnäolijoista osallistuu kokoukseen sähköisen yhteyden avulla ja osa läsnäolijoista ovat läsnä kokouspaikalla (hybridi). Sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä.
   
• Hallintosäännön 95 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai –velvollisuus. Esityslista lähetetään varajäsenille tiedoksi. Kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Erityisestä syystä esityslista tai osa siitä voidaan toimittaa kokouskutsun jälkeen, kuitenkin ennen kokousta. Kokouskutsu ja esityslista sekä liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Salassa pidettävät tiedot ja henkilötiedot, joihin ei liity tiedotustarvetta, poistetaan ennen julkaisua.
   
• Hallintosäännön 80 §:n mukaan tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Lautakunta voi kutsua myös kaupunkikonserniin kuuluvan yhteisön toimielimen jäsenen sekä palveluksessa olevan henkilön kuultavaksi lautakunnan kokoukseen. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunnan asiat esittelee kaupunginreviisori tai hänen estyneenä ollessa lautakunnan määräämä sijainen.
   
• Hallintosäännön 112 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, ellei toimielin erityisestä syystä toisin päätä. Tarkastuslautakunnan kokouksista ilmoitetaan kuntalain 108 §:n mukaisesti kaupungin verkkosivuilla.
   
• Tarkastuslautakunnan teknisenä sihteerinä kokouksissa toimii asianhallinnan asiantuntija Päivi Lind. Sijaisena toimii tarvittaessa kaupunginkansliasta määrätty henkilö. 
   
• Iltakouluissa ja jaostojen kokouksissa sihteerinä toimii kaupunkitarkastaja Petra Holkko.

Ehdotus

Esittelijä

Tarkastuslautakunta hyväksyy seuraavat menettelytavat toimikaudeksi, joka päättyy 31.5.2029:

• Tarkastuslautakunnan kokouskutsu, esityslista ja liitteet lähetetään sähköisesti vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta tarkastuslautakunnan jäsenille, varajäsenille ja vastuulliselle tilintarkastajalle. Tarkastuslautakunnan arviointitoimintaan liittyvä materiaali tallennetaan Teams-työtilaan.
   
• Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen tai viimeistään kokousta seuraavan viikon maanantaina tai seuraavana arkipäivänä, jos maanantai on pyhäpäivä.
   
• Tarkastuslautakunnan kokouksissa teknisenä sihteerinä toimii asianhallinnan asiantuntija Päivi Lind. Sijaisena toimii kaupunginkansliasta määrätty henkilö. Iltakouluissa ja jaostojen kokouksissa sihteerinä toimii kaupunkitarkastaja Petra Holkko.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.