Perustelut
Kaupunginhallituksen kokouskäytännöissä noudatetaan hallintosäännön III osan ”Päätöksenteko ja hallintomenettely: luku 12 kokousmenettely” määräyksiä, joissa todetaan mm. seuraavaa:
- Hallintosäännön 94 §:n mukaan toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä. Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta.
- Hallintosäännön 95 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Esityslista lähetetään varajäsenille tiedoksi. Kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Erityisestä syystä esityslista tai osa siitä voidaan toimittaa kokouskutsun jälkeen, kuitenkin ennen kokousta. Kokouskutsu ja esityslista sekä liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Salassa pidettävät tiedot ja henkilötiedot, joihin ei liity tiedotustarvetta, poistetaan ennen julkaisua.
- Hallintosäännön 112 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, ellei toimielin erityisestä syystä toisin päätä.
Lisäksi keskusvaalilautakunnan kokouksessa noudatetaan hallintosäännön liitteenä 1 olevaa kaupunginvaltuuston työjärjestystä seuraavissa asioissa:
- äänestystapa ja äänestysjärjestys (valtuuston työjärjestyksen 19 §)
- eriävä mielipide (valtuuston työjärjestyksen 21 §)
- toivomusponsi (valtuuston työjärjestyksen 22 §)
- vaalit (valtuuston työjärjestyksen 25–34 §)
Vaalilain 14 §:n mukaan kunnan keskusvaalilautakuntaan ei sovelleta kuntalaissa tarkoitetun hallintosäännön määräyksiä kunnanhallituksen edustajan ja kunnanjohtajan läsnäolo- ja puheoikeudesta kokouksissa eikä oikeudesta ottaa asia ylemmän toimielimen käsiteltäväksi.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Kaija Haapsalo, keskusvaalilautakunnan puheenjohtaja, Kaija.Haapsalo@jyvaskyla.fi
Keskusvaalilautakunta hyväksyy seuraavat menettelytavat toimikaudeksi, joka päättyy 31.5.2029:
Kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään sähköisesti vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta keskusvaalilautakunnan jäsenille. Esityslista lähetetään sähköisesti varajäsenille tiedoksi. Erityisestä syystä ja vaalilaista johtuvasta syystä esityslista voidaan lähettää myöhemminkin. Pöytäkirja tarkastetaan pääsääntöisesti heti kokouksen jälkeen. Pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä Jyväskylän kaupungin verkkosivuilla.